电子采购是通过单个在线门户从不同供应商获取投标的过程。 电子采购的好处包括简化采购流程，通过大型程度地提高供应商竞争来降低价格以及创建用于采购信息的存储库。
Azul Partners的创始人兼常务董事兼博客blogsmatterms.com的编辑Jason Busch表示，这样的存储库“例如对于劳动力老化或员工流动的公司来说是无价的”。 “即使拥有10、20或更少的采购专业人员的公司也可以在一个地方开始制度化和管理其对采购类别的知识。”
开始使用电子采购的第一步是选择电子采购工具。现在有基本的和高级的电子采购工具类型。
除了接受投标之外，基本的电子采购工具“应有助于收集供应商信息”，通常包括“使用CSV格式和Excel格式导入和导出信息的功能，使用模板创建RFx本身的功能”以及该功能。据Busch称，它可以管理采购流程的工作流程。他引用“先进的电子采购工具的附加功能”：“能够探索其他奖励方案，能够鼓励供应商灵活地竞标，并且[能够]鼓励供应商对他们所提供的产品进行创新”。
有了基本选项和高级选项，采购团队应该启动基本功能还是追求最强大的功能？ Busch建议说：“如果他们想鼓励供应商之间的创造力并能够发挥这种创造力，那么一种先进的工具可能是较好的。 “今天，我认为您应该从一开始就探索所有选择。”
关于电子采购工具供应商，Busch建议“特别是如果您听说过该供应商，并且对它们进行了参考检查，那么它们对于采购都是相当可靠的。”他声称，即使是在历史上一直落后于电子采购创新专家的ERP系统提供商，现在至少在“基本能力”上也已经“赶上了”。 Busch指出，电子采购供应商之间的差异在于他们的用户界面，协商功能，工作流灵活性和数据库。
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